Op kantoor is een plek waar mensen kunnen vergaderen een must. Deze vergaderruimte moet ook nog eens goed ingericht zijn waarbij er ruimte is voor besluitvorming, creativiteit en samenwerking. In een vergaderruimte is het dus enorm belangrijk om te letten op de inrichting, het comfort en technologieën. In de onderstaande blog zetten we op een rij waar je aan kunt denken bij het inrichten van een vergaderruimte.
1. De juiste grootte voor het juiste doel
Een vergaderruimte moet de juiste grootte krijgen. Wat is namelijk het doel van de vergaderruimte? Wil je hier met jouw hele team kunnen zitten of is het juist een vergaderruimte waar 1-op-1-gesprekken gevoerd kunnen worden? Houd dus rekening met het doel van de ruimte voordat je beslissingen gaat maken. Een grote ruimte kan bijvoorbeeld ideaal zijn voor presentaties of brainstormsessies, maar een kleine ruimte kan ook fijn zijn voor serieuze gesprekken. Houd er rekening mee dat een te grote of een te kleine ruimte juist averechts kan werken.
2. Comfortabele, flexibele inrichting
In een vergaderruimte mag het comfort niet ontbreken. Hier worden namelijk wat uurtjes doorgebracht en het is fijn als de mensen hier in een ergonomische, comfortabele houding kunnen zitten. Zorg ook voor een goede tafel die niet te hoog, maar ook niet te laag is. Prop de ruimte vervolgens niet helemaal vol, want er moet nog wel ruimte overblijven om te kunnen bewegen of om eventueel sta- of zitopties te combineren.
Om een vergaderruimte zo flexibel mogelijk in te richten, kun je denken aan verschuifbare tafelbladen, verrijdbare stoelen en mobiele wanden, zodat de vergaderruimte tussentijds ook eenvoudig kan worden aangepast.
3. Slimme technologie
Bovendien is het fijn als een vergaderruimte is uitgerust met bepaalde slimme gadgets. Denk bijvoorbeeld aan een draadloos presentatiesysteem dat je eenvoudig kunt koppelen met jouw laptop. Handig, want zo zorg je voor een soepele connectie – in plaats van dat je minutenlang pogingen waagt om te verbinden en daardoor de concentratie al meteen verlaagd wordt.
Ook is het slim om een scherm in de vergaderruimte te hebben van een goed formaat passend bij de ruimte. Je kunt denken aan een tv, maar een smartboard kan ook een goede tip zijn. Zorg daarnaast voor sterke wifi en genoeg stopcontacten waar mensen hun laptop kunnen opladen. Het energieverbruik op kantoor speelt natuurlijk een grote rol en het is fijn dat het energiecontract daarbij past. Dat geldt niet alleen op kantoor, maar ook thuis. Energie afsluiten die past bij jouw behoeften is namelijk van groot belang, zodat je ongestoord de verlichting aan kunt zetten en jouw laptop op kunt laden voor een nieuwe werkdag. Ga regelmatig gas en stroom vergelijken en ontdek of jouw huidige energiecontract nog steeds bij jou past.
4. Verlichting en ventilatie
Een vergaderruimte moet voldoende verlicht worden en genoeg ventilatie krijgen. Natuurlijk licht werkt namelijk bevorderend. Voor de donkere dagen is het fijn als er een lamp aangezet kan worden die niet te fel is, niet verblindt of vermoeit, maar die tegelijkertijd wel fel genoeg is om de concentratie erbij te houden en de ruimte op een fatsoenlijke manier verlicht.
Daarnaast is een goede ventilatie of klimaatbeheersing ook enorm belangrijk. Het moet niet binnen een mum van tijd benauwd worden in de ruimte, maar het is ook fijn als het niet gaat tochten.
5. Een fijne akoestiek
Vergaderen gebeurt niet voor niets in een vergaderruimte: het is bedoeld om andere mensen niet te storen met het overleg en dat mensen raken afgeleid, maar ook dat er privacy is voor vertrouwelijke gesprekken. Het is daarom enorm belangrijk om ervoor te zorgen dat de vergaderruimte een fijne akoestiek heeft. Het moet niet hol klinken, maar het is ook belangrijk dat de mensen buiten de ruimte niet worden afgeleid door het geluid. Kies daarom voor geluiddempende materialen zoals panelen voor aan de muur.